Spisová služba a datové schránky
ve vazbě na zákon č. 300/2008 Sb.

varianty řešení:

  KRAJSKÝ ÚŘAD

Spisová služba GEOVAP byla v květnu 2009 vybrána krajem Vysočina jako nejvhodnější řešení pro centrální hostovanou spisovou službu pro příspěvkové organizace kraje Vysočina, a to přes to, že vlastní spisová služba kraje je řešena aplikací jiného dodavatele. Vedle příznivého poměru cena/výkon zákazníka oslovila velmi jednoduchá administrace hostovaného řešení pro více jak 100 příspěvkových organizací kraje podpořeného moderním a pružným řešením aplikace.

  ORP

  Obce 1. a 2. stupně

podrobný popis

• třívrstvá architektura na bázi webových služeb bez nutnosti instalace .NET nebo JAVA na klientovi

• napojeni na IS datových schránek a jeho plná integrace do spisové služby (komfortní ovládání, předávání datových zpráv na odbor a referenta prostředky spisové služby)

• propojení s CzechPOINT, RŽP, OK Nouze

• veřejný protokol (API) pro napojení ostatních agend (stavební úřad, přestupky, sociální agenda, apod.)

• integrace vlastní elektronické úřední desky a elektronické podatelny

• centrální databázový sklad elektronických dokumentů

• napojení na registr fyzických a právnických osob

• přehledné, intuitivní a uživatelsky příjemné ovládání (viz. sekce Vyzkoušejte si)

• kompletní sledování životního cyklu dokumentu od založení přes vyřízení, uložení do spisovny až po skartaci nebo archivaci

• garance souladu s platnou legislativou

• možná implementace čárového kódu, scanování dokumentů

• uživatelské nastavení tvaru čísla jednacího, spisové značky, čárového kódu

• statistické a analytické nástroje

• možnost rozšíření o další moduly (Jednání a usnesení, Úkoly, Smlouvy)

co bude znamenat zavedení datových schránek s platností od 1.7.2009?

• povinnost zřídit datové schránky budou mít všechny instituce veřejné správy, tzn. mimo jiné i obecní, městské a krajské úřady

• úřady budou povinně komunikovat elektronicky prostřednictvím datových schránek nikoli prostřednictvím České pošty jako doposud

• vybírat Vaši datovou schránku v pravidelných intervalech, protože nejdéle po 10 dnech je dokument ve Vaší datové schránce považován za doručený

• rozdělovat zprávy doručené do Vaší datové schránky příslušným odborům Vašeho úřadu

• odesílat dokumenty elektronicky do datových schránek adresátů

• zjišťovat v datových schránkách datum doručení jednotlivých dokumentů

proč je nutné použít na výběr a odesílání zpráv z/do datových schránek
    speciální software (aplikaci)?:

• Po zavedení datových schránek bude pravděpodobně existovat nástroj na bázi webové aplikace, který po přihlášení umožní pracovat s Vaší datovou schránkou. Váš úřad ale bude mít pouze jeden přístupový účet. Může tedy nastat situace, že přístup povolíte jen určenému pracovníkovi úřadu. Ten ale bude muset zajistit nejen výběr zpráv z datové schránky, ale i odesílání zpráv do datových schránek adresátů za celý úřad, což je nereálné řešení.

• Další možností je povolení přístupu do datové schránky více pracovníkům, kteří by např. zajišťovali odesílání datových zpráv za svoje odbory. Zde ale narazíme na problém, že okamžikem přihlášení do datové schránky se všechny dokumenty v datové schránce Vašeho úřadu, považují za doručené. Může se tedy stát, že v datové schránce bude dokument určený např. pro Stavební odbor, ale tím, že se do schránky přihlásí pracovník jiného odboru, který tento dokument nebude zpracovávat, bude dokument určený pro Stavební odbor považován za doručený, aniž by se o tom pracovník Stavebního odboru dozvěděl. Opět se jedná minimálně o problematické řešení.

kontakt

     info@cityware.cz
     tel.: 466 024 111

www.cityware.cz

Leták - Spisová služba (800 KB, PDF, prohlížeč Adobe Reader stáhnete zde.)

Více informací o Spisové službě